Março
Comunicado realizado em 05/03/2026
Assinatura digital obrigatória para documentos no sistema Protocolo
Com o objetivo de trazer mais segurança e agilidade aos processos realizados no portal, implementamos uma nova opção de configuração para o sistema de protocolo. Essa melhoria permite que, quando necessário, o sistema exija a assinatura digital do documento logo no momento do anexo.
Foi adicionada uma nova opção na configuração de documentos dentro do módulo de Cadastro de Assuntos, permitindo que o administrador defina se a assinatura digital será obrigatória ou opcional para um determinado tipo de documento na abertura externa.
Quando o gestor define que um documento exige assinatura digital obrigatória, o comportamento do sistema é o seguinte: ao criar um protocolo através do módulo cidadão, o usuário deverá realizar o upload do documento exigido. Após o anexo, o sistema enviará automaticamente o documento para a etapa de assinatura. O documento só poderá avançar para a próxima fase do protocolo após ser devidamente assinado.
Se a assinatura não for configurada como obrigatória, o comportamento permanece o padrão atual, onde o usuário pode optar por assinar ou não o documento.
Passo a passo para o administrador (Configuração)
Para tornar a assinatura digital obrigatória em um tipo de documento na abertura externa, siga estas etapas:
- Acesse o módulo de Protocolo e vá até o Cadastro de Assuntos.
- Localize a seção de Cadastro de Documentos.
- Ao adicionar ou editar um documento, marque a opção Assinatura digital de forma obrigatória.
- Salve as alterações.
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Com essa configuração ativa, o sistema passará a exigir que o documento seja assinado digitalmente para que o protocolo possa ser finalizado ou avançado.
Passo a passo para o cidadão (Assinatura)
Ao enviar um protocolo que exija assinatura digital, o procedimento é simples e realizado totalmente dentro do portal:
- Acesse o protocolo: no módulo Cidadão, inicie ou continue a abertura de um protocolo.
- Anexe o documento: ao realizar o upload do arquivo, certifique-se de que ele esteja no formato PDF.
- Autorize o processo: *caso seja o primeiro acesso, o sistema abrirá um Termo de Consentimento. Leia e aceite o termo para prosseguir.
- O sistema solicitará que você escolha o Certificado Digital instalado em seu computador. Caso você tenha mais de um, selecione o desejado na lista que aparecerá na tela.
- Finalize: o sistema processará a assinatura automaticamente. Você não precisa sair da tela do protocolo; após a assinatura, o documento será anexado e o protocolo seguirá seu fluxo natural.
Ao configurar no módulo administrativo a obrigatoriedade da assinatura não será possível que o cidadão altere essa configuração. Caso a configuração não esteja ativada, fica a cargo do cidadão ativar ou não a configuração Assinar todos anexos digitalmente.
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