02/06/2026

Seleção de múltiplos assinantes diretamente no sistema Protocolo

Agora, a definição completa do fluxo de signatários ocorre diretamente nas modais e telas de inserção do sistema Protocolo, eliminando a necessidade de alternar entre sistemas.

Anteriormente, para que um documento anexado no sistema Protocolo possuísse múltiplas assinaturas, o usuário enfrentava um fluxo fragmentado: era necessário anexar o arquivo no Protocolo, acessar o sistema Documentos para incluir os demais signatários e, após a assinatura de todos, retornar ao sistema Documentos para finalizar manualmente o fluxo. Agora, tudo é unificado. Para melhorar essa rotina, unificamos as ações.

A nova lógica de seleção e gerenciamento de assinantes foi estendida de forma uniforme para as seguintes rotinas operacionais dentro do Protocolo:

• Documentos;
• Pareceres;
• Andamentos;
• Transferências.

CONFIGURAÇÃO GERAL

Para que a funcionalidade opere, a entidade deve manter habilitada a flag Permitir múltiplas assinaturas nas configurações gerais do sistema. Essa configuração pode ser verificada ou ativada acessando o menu Configurações gerais > Geral.

Configurando

1. Inclusão de assinantes na adição de documentos

1. Acesse o menu da rotina desejada (ex: Documentos) dentro do sistema Protocolo.

2. Clique para adicionar um novo registro.

3. No campo Assinantes, pesquise e selecione os usuários internos que devem assinar o arquivo.

   • Sequência obrigatória: a ordem em que os assinantes forem adicionados estabelecerá a sequência obrigatória de coleta das assinaturas (ex: primeiro o Assinante A, depois o Assinante B).

   • O ícone Me incluir como assinante facilita a sua própria inclusão na lista de assinantes.

   • Autonomia no fluxo: caso você esteja inserindo o documento, mas não precise assiná-lo, não será necessário indicar os assinantes.

4. Realize o upload do(s) arquivo(s) anexo(s).

   • Comportamento em lote: ao inserir múltiplos arquivos de uma só vez, a lista de assinantes configurada será aplicada simultaneamente a todos os anexos inseridos naquele momento. Caso necessite de signatários diferentes para arquivos distintos, insira os documentos separadamente.

5. Clique no botão Assinar digitalmente.

   • Atenção: O botão principal de ação global e o botão interno dos anexos permanecem desabilitados enquanto o campo Assinantes estiver vazio. Ao passar o mouse sobre eles, será exibida a mensagem: Inclua pelo menos um assinante para habilitar a assinatura digital.

6. Os documentos mudarão para o status visual de Aguardando confirmação e seguirão o fluxo assíncrono automatizado. Quando todos os listados assinarem, o fluxo é encerrado sozinho.

2. Seleção seletiva de anexos para assinatura

Se você inseriu vários anexos, mas deseja que a lista de assinantes assine apenas um documento específico:

1. Não acione o botão global "Assinar digitalmente", pois esta opção deverá ser utilizada para assinar todos os anexos.

2. Vá até a área inferior de listagem dos arquivos anexados e selecione individualmente qual documento deseja enviar para o fluxo utilizando o botão correspondente.

3. Os demais itens permanecerão anexados ao processo apenas como documentos informativos comuns, sem exigir assinaturas.

Importante

• Lista fechada e inalterável: assim que o botão Assinar digitalmente for acionado ou a primeira assinatura individual for solicitada, a lista de signatários será permanentemente travada. O sistema apresentará o seguinte aviso em caso de tentativa de modificação: "Um ou mais anexos já estão em processo de assinatura ou já foram assinados. Para adicionar outros assinantes, registre um novo documento." Se precisar alterar os assinantes após o travamento, será obrigatório cancelar o processo atual e iniciar um novo registro.
• Bloqueio na edição do processo: ao editar um documento que já possua ao menos um anexo com solicitação de assinatura digital registrada, o campo Assinantes ficará completamente bloqueado para alterações na interface.
• Hereditariedade em novos anexos: durante a edição dos documentos, novos anexos poderão ser adicionados. Contudo, se esses novos arquivos forem enviados para assinatura digital, o sistema aplicará obrigatoriamente a mesma lista de assinantes já definida e vinculada anteriormente para aquele documento, sem permitir novas seleções manuais.

ASSINATURA VIA VISUALIZAÇÃO

A rotina clássica de assinatura diretamente na tela de visualização do documento mantém o seu comportamento original intacto: ela é destinada de forma síncrona apenas ao próprio usuário que está visualizando o arquivo, sem alterar a sequência predefinida no fluxo original.

2. Inclusão de assinantes em pareceres, andamentos e transferências

A mesma lógica de seleção de assinantes também está disponível nas rotinas de Parecer, Andamento e Transferência. No entanto, para essas rotinas é necessário selecionar manualmente quais anexos deverão seguir para assinatura.

1. Acesse a rotina desejada (Parecer, Andamento ou Transferência) dentro do processo, no sistema Protocolo.

2. Insira os anexos referentes à rotina.

3. No campo Assinantes, pesquise e selecione os usuários internos que devem assinar o arquivo.

   a. Sequência obrigatória: assim como na rotina de Documentos, a ordem de inclusão dos assinantes define a sequência de coleta das assinaturas.

   b. O ícone Me incluir como assinante facilita a sua própria inclusão na lista de assinantes.

4. Vá até a área de listagem dos anexos inseridos e selecione manualmente, um a um, os arquivos que deseja enviar para assinatura, acionando o botão individual correspondente a cada anexo.

   a. Sem seleção, sem assinatura: os anexos que não forem selecionados individualmente permanecerão vinculados ao processo apenas como documentos informativos, sem seguir para o fluxo de assinatura.

5. Os documentos selecionados mudarão para o status visual de Aguardando confirmação e seguirão o fluxo assíncrono de coleta de assinaturas, respeitando a sequência definida.

AUSÊNCIA DO BOTÃO GLOBAL

Nas rotinas de Parecer, Andamento e Transferência não existe o botão "Assinar todos". Por isso, é obrigatório selecionar manualmente, anexo por anexo, quais arquivos devem seguir para assinatura. As demais regras já apresentadas, sequência obrigatória, travamento da lista após a primeira solicitação e herança de assinantes em novos anexos seguem valendo exatamente como descrito na seção anterior.

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01/07/2026

Permitido o cadastramento de CNPJ alfanumérico

Tendo em vista o comunicado da Receita Federal de que a partir de julho/2026 o CNPJ adotará o formato alfanumérico, informamos que o sistema Protocolo (Cloud) foi atualizado e já está adaptado para receber/cadastrar a nova tipologia adotada.

Todos os campos, cadastros e filtros foram devidamente ajustados, assim como os respectivos Service Layers. Ressalta-se que os CNPJ’s existentes (formato numérico) não sofrerão alterações, a nova tipologia será aplicada apenas para novas inscrições.

Para mais informações acerca do novo formato adotado pela Receita Federal, clique aqui.